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Inventaire des fichiers de renseignements personnels

En vertu de l’article 76 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (Loi sur l’accès), le Ministère doit établir et maintenir à jour un inventaire de ses fichiers de renseignements personnels. De plus, l’article 4 (5) du Règlement sur la diffusion de l'information et sur la protection des renseignements personnels précise que l'inventaire établi en vertu de l'article 76 de la Loi sur l’accès doit être diffusé dans le site Internet.

L’inventaire doit contenir les indications suivantes :

  • la désignation de chaque fichier, les catégories de renseignements qu'il contient, les fins pour lesquelles les renseignements sont conservés et le mode de gestion de chaque fichier;
  • la provenance des renseignements versés à chaque fichier;
  • les catégories de personnes concernées par les renseignements versés à chaque fichier;
  • les catégories de personnes qui ont accès à chaque fichier dans l'exercice de leurs fonctions;
  • les mesures de sécurité prises pour assurer la protection des renseignements personnels.

 

L’inventaire des fichiers de renseignements personnels permet de désigner les personnes qui ont accès à chacun des fichiers dans le cadre de leurs fonctions, et nulle autre personne n’a le droit d’accéder au contenu que celles désignées. Ainsi, pour chacun des fichiers de l’inventaire, les personnes autorisées à consulter leur contenu ont été désignées. Par contre, par souci de lisibilité, certaines personnes n’ont pas été mentionnées systématiquement et celles-ci ont une autorisation d’accès à tous les fichiers du Ministère, même si elles ne les consultent que sur une base exceptionnelle. Ces personnes sont les suivantes :

  • la ou le ministre et les membres de son cabinet;
  • la ou le sous-ministre et les membres de son bureau;
  • la responsable ministérielle ou le responsable ministériel de la protection des renseignements personnels et ses collaboratrices et collaborateurs;
  • les avocates et avocats de la Direction des affaires juridiques;
  • le personnel de la Direction d’audit interne et des enquêtes.

 

Inventaire

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Dernière révision : 2016-09-07
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